A Chesteri Szüreti Bál egy vidám, közösséget összekovácsoló őszi ünnep, tele tánccal, zenével és nevetéssel. Számomra – KCSP ösztöndíjasként – mindezek mellett egy hosszú, intenzív és rengeteget tanító folyamat végét is jelentette. Amióta szeptember közepén megérkeztünk Angliába, gyakorlatilag a bál szervezésével indult a munkánk Dezsővel és a közös mentorunkkal. Most szeretném megmutatni Nektek, mi minden áll egy ilyen este mögött – mi az, amit a vendégek látnak, és mi az, amit talán nem is sejtenek.
Szervezés: az első ötlettől a megvalósításig
A bál előkészítése jóval a nagy nap előtt elkezdődött. Plakátot terveztünk, létrehoztuk a Facebook-eseményt, és hétről hétre friss információkkal láttuk el az érdeklődőket. A jelentkezések beérkezése után jött a háttérmunka adminisztrációval, levelezéssel, listakezeléssel – sok apró, de annál fontosabb részlet, hogy minden a helyére kerüljön.
Közben a dekorációt is megálmodtuk: a témához illő, szüreti hangulatot szerettünk volna teremteni. A bál előtti napokban pedig már a kézzel fogható elemek készültek: Dezsővel egy hatalmas, látványos szőlőcsillárt építettünk, én pedig elkészítettem a bálkirálynő koronáját. A teljes díszlet megvalósításához lelkes önkéntesek is csatlakoztak – velük együtt alakult ki a terem igazi őszi atmoszférája.
A mustkészítés kulisszái
A bál előtt egy nappal Dezsővel útra keltünk a közösség egyik tagjához, ahol több mint 30 kilogrammnyi szőlőt szedtünk le. Ebből készült aztán a helyszínen az isteni must, amelyhez a szőlőt a gyerekek nagyon ügyesen begyűjtötték, kitaposták és kipréselték.
Adminisztrációs előkészületek
A rendezvényhez elengedhetetlen volt számos dokumentum és eszköz előkészítése is:
– beleegyező nyilatkozatok,
– a bálkirálynő-választás szavazólapjai és versenyzőszámai,
– ültetési rend, asztalszámok,
– és természetesen a tombola megszervezése.
A tomboladíjakhoz személyesen kerestem felajánlókat és támogatókat, ami rengeteg kapcsolatteremtéssel, szervezéssel járt.
A nagy nap: vendégfogadás, tánc, fotók és folyamatos helytállás
A bál napján már a délelőtti óráktól készítettük elő a helyszínt: bútorokat rendeztünk, dekoráltunk, technikai elemeket egyeztettünk. Nem kis fejtörést okozott, a 120 ember leültetése a rendelkezésünkre álló teremben, hiszen tánctérre is szükségünk volt és egy gyereksarkot is berendeztünk. A vendégek érkezésekor én fogadtam őket, segítettem az ültetésben és tájékoztattam őket a programokról. Közben fotóztam, figyeltem, hol kell éppen beugrani, segíteni, aládolgozni a mentoromnak, hogy minden gördülékenyen haladjon.
A bál közben Dezsővel fellépőként is színpadra álltunk – néptáncosként öröm volt a közösségnek egy kis ízelítőt adni abból, amit a kultúránkból mi magunk hoztunk.
Fontos megjegyezni azt is, hogy Dezső - a másik ösztöndíjas - a bálra egyenesen a cserkészetről érkezett, ami előtt még a magyar iskolában tartott foglalkozásokat. Ebből is látszik, milyen sokrétű egy KCSP-s szerepköre.
Utómunka
A munka azonban nem ért véget azzal, hogy elaludt az utolsó reflektor: összeszedtük a szemetet, leszedtük a dekorációt, összepakoltuk az asztalokat és székeket, önkéntesekkel együtt feltakarítottuk és visszarendeztük a termet. A rendezvény fáradalmainak kipihenése után válogatni kellett a fotókat és videókat, elkészíteni a beszámolókat, elszámolni a kiadásokat, kitisztítani és kivasalni a terítőket, elpakolni a dekorációt és kellékeket, hogy jövőre is minden rendelkezésre álljon. Emellett fontos volt meghallgatni a visszajelzéseket és levonni a tanulságokat a következő rendezvényekhez.
Miért fontos ezt elmondani?
Sokan talán nem is látják, mennyi aprólékos, időigényes feladatból áll össze egy ilyen esemény. Éppen ezért szerettem volna bepillantást adni a háttérbe – nem panaszként, hanem büszkeséggel. Jó látni, amikor a sok-sok munka végül összeér, és egy közösség együtt ünnepel, jól érzi magát, és emlékezetes élményekkel tér haza.
És végül, de nem utolsósorban: szeretettel és tisztelettel köszönöm mindenkinek, aki a diaszpóra közösségeiben a háttérben dolgozik azért, hogy másoknak jó legyen. Sokszor láthatatlan a munkátok, de annál értékesebb. Ti tartjátok életben a közösségeket – és ez felbecsülhetetlen.
