Netikett, a hálózati viselkedéskultúra

Nagyot változott a világ 2020 márciusában Európában és Észak-Amerikában, így Kanadában is. Tulajdonképpen egy hét alatt bezártak az iskolák, a határok és munkahelyek. Ebben a kicsit szürrealisztikus világban, az első ijedség után, elkezdődött az adaptáció: egy hét után beindult az online oktatás, átalakultak a munkahelyek. A távmunka és az otthoni munka szerencsére számomra nem volt idegen, így szinte zökkenőmentesen folytattam a munkámat „home office”-ból.

Mégis, számomra is okozott néhány dolog meglepetést: az online munka tömegessé vált, illetve a találkozók és megbeszélések online módja maga is formálódott, alkalmazkodott az új körülményekhez. Kirajzolódott egy új viselkedési kultúra, amely az elektronikus levelezés megerősödését és az online találkozókon elvárt etikett megjelenését jelentette. Ez a formálódás sokszor vicces videó és kép megjelenésével együtt történt a közösségi oldalakon, mint a söröző kisnadrágos apuka megjelenése a háttérben egy videós találkozó alatt vagy a különböző videókonferencia részvevők típusainak összegyűjtése, mint az ivós-háttérben levelezős, vagy a sötétben ülő típusok. Sok vicc és új szólásközmondás is kialakult, gazdagítva a magyar nyelvet; de mellette kimondva vagy kimondatlanul formálódott és létrejött a digitális térre jellemző újabb viselkedéskultúra egy új netikett.

A netikett azért jöhetett létre, mert az online kommunikáció során nem találkozunk személyesen azzal vagy azokkal, akikkel e-mail-ezünk, chat-elünk, videókonferencián veszünk rész vagy közösen dolgozunk munkaanyagokon. Íme néhány szabály összeszedve, amivel meg tudjuk könnyíteni a hálózati kommunikációt.

E-mail: a hivatalos stílusa a hagyományos levél és az élő beszéd közé tehető. Általában rövid, tömör és udvarias formája gyors kommunikációt tehet lehetővé. Érdemes az e-mail-t úgy írni, hogy tudatában vagyunk, hogy rólunk is egy képet mutat be, így az indulatos hangnemet érdemes elkerülni. A levél vagy levelezés esetén a köszönés alapfeltétel, kapcsolattól függően lehet „Tisztelt”, „Kedves”, Üdvözletem”.  Amikor levélváltás kezdődik, illetve válaszolunk, ott már ez a megszólítás nem szükséges.

Kanadában a köszönés után nem illik azonnal a tárgyra térni, a helyi netikett megköveteli a bevezető írását, amelyben például udvariasan érdeklődünk a címzett iránt. Fontos, hogy a tárgy (subject) sort is mindig kitöltsük, így a címzett számára is egyértelműen kiderül a levél témája. Ellenőrizzük az e-mail címet, illetve, hogy mindenki, aki számára szeretnénk a levelet küldeni, a címzettek között legyen; így sok kellemetlen pillanattól megóvhatjuk magunkat. Csoportos levelezés esetén, ha egyéni válaszokat kapunk is a címzettektől, illik a levelezéseket összefoglalóan gondosan összegezni. Az e-mail nem a leggyorsabb formája a kommunikációnak, így sürgős esetekben érdemes inkább telefonálni, de ebben az esetben is emlékeztető e-mait érdemes írni, mivel az e-mail nagy előnye, hogy írott, így egyértelműbb, illetve visszakereshető a felmerülő kérdések esetén.

Chat: egy csoportos beszélgetési forma, amely egyszerre dinamikus is lehet és vissza is olvasható, tehát statikus. Legfontosabb tulajdonsága, hogy műfaja szabadabb, gyakran szakzsargont is használ és különböző jeleket, mint az emoji (álló vagy kis mozgású, érzelmeket vagy állapotot ábrázoló képek), illetve gif (pár másodperces, sokszor vicces vagy szarkasztikus videók). Ha munkahelyi chat-et használunk, a netikett alapján viszont a trágár kifejezések nem illendőek, illetve úgy kell magunkat kifejezni, hogy a csoport minden tagja meg tudja érteni. Munkám során a chat-ben ezért én is törekedtem arra, hogy lehetőség szerint ne használjak olyan kifejezéseket vagy rövidítéseket, bonyolult szavakat, amelyek nehezen- vagy félreérthetőek egy kanadai születésű vagy hosszabb ideje Kanadában élő számára. Az is előfordult, hogy angolul válaszolt valaki, megfelelő magyar írás hiányában, melyre a csoport tagjai vagy magyarul, vagy angolul válaszoltak.

Videókonferencia: formája lehet telefonkonferencia is - nem stabil sávszélesség esetén -, vagy videó. Talán a legnagyobb fejlesztés és változás ebben a kommunikációs formában ment végbe. Ma már szinte mindenki, a gyerekektől kezdve az idős korosztályig használja, mivel ez tudja átadni a személyes kontaktus élményét leginkább. További előnye, hogy a konferencia megbeszélések programjai már sok technikai újdonságot is tartalmaznak, például a megbeszélés alatt képek és képernyő megosztása is lehetséges.

Ha hivatalos videókonferencián veszünk rész (megbeszélés, értekezlet), az alábbi szabályokat illik betartani:

1. Legyen letöltve, ha szükséges a számítógépre vagy okostelefonra az alkalmazás vagy program.

2. Érkezzünk 5 perccel előbb, így esetleg még egy kis személyes beszélgetésre is van idő.

3. Némítsuk le a mikrofont és csak akkor kapcsoljuk be, ha beszélünk.

4. A háttérzajokat csökkentsük, például gépek kikapcsolásával, ablak becsukásával az utcai zajok ellen, vagy keressünk egy olyan helyet, ahol nem beszélnek mások a háttérben.

5. Megfelelő világítást alkalmazzunk, nem illik sötétben ülni, nem szerencsés a monitort az ablak felé fordítani vagy felülről jövő világítást alkalmazni.

6. Amikor beszélünk, a szokásosnál lassabban és tagoltabban kell tennünk, mivel az elektronikus átvitel torzítja a hangot.

7. Általában ezeknek a megbeszéléseknek van egy vezetője; sokszor ő készíti elő a videókonferenciát és küldi az internetes elérhetőséget. Az ő feladata a megbeszélés előtt a célok és napirendi pontok kitűzése, a kommunikáció szabályainak ismertetése (ki, mikor, hogyan beszélhet, például kézfeltartással jelzik egymásnak), a bevezető beszélgetésről és ráhangolásról való gondoskodás, a videókonferencia alatti kisebb összefoglalások és a végleges összefoglalás megtartása, amely tartalmazhatja a kiosztott, illetve a vállalt feladatokat is. Jó gyakorlat, ha erről emlékeztető e-mail-t vagy feljegyzést (memo) kapnak a résztvevők a megbeszélés után. Az ő feladata sokszor a kezdés és a zárás, vagyis az idő betartatása is.

Közös munkaanyag szerkesztése: lehet formája ppt vagy doc, történhet drive-ban vagy más felhő alapú tárhelyen. Lényege, hogy egy munkaanyagon többen is dolgozhatnak, akár egy időben is. Ha sokan dolgoznak, érdemes néhány dolgot megbeszélni a hatékony munkavégzés érdekében; mint például ki-mit fog csinálni, ha van moderátor, akkor ki az, illetve hol lesz elmentve az adott munkaanyag?  Ennek a munkatípusnak jellemzője a megjegyzéssel vagy javítással való ellátás és például a munkafolyamatot segítő párhuzamos chat szoba létrehozása.

Alapvetően a világhálón való kommunikáció és az otthoni munkavégzés ma már rutinszerűvé vált. A nehézségeivel való küzdelem is, mint az időbeosztás betartása, a figyelemelterelő dolgok jelenléte, a hiányzó rendszeresség, az otthoni „kísértésekkel” való megküzdés vagy a „multitasking” kimerítő munkastílusa. De pozitív oldalai is vannak a home office-nak, többek között a nyugodt és kényelmes környezet vagy az utazási idő megtakarítása.

Természetesen munkámban is igyekeztem a világháló illemszabályait betartani. Befogadó szervezetem és mentorom, Vaski Gábor is sokat segített. Ebben a 9 hónapos időszakban a munkám nagy része szervezéssel, pályázati tevékenységgel és egyéb adminisztrációs és infókommunikációs tevékenységgel telt. Igazán nem tudom megköszönni azt a sok lehetőséget, jót és szeretetet, melyet ezek alatt a hónapok alatt kaptam az Extra Hungariam Alapítvány igazgatóságától. Rengeteg fantasztikus feladatom volt, sok dolgot tanulhattam és kipróbálhattam magam sok minden újban is!

Köszönöm, köszönöm, köszönöm <3 <3 <3

Kürti Adrienn

Kanada, Toronto

Forrás: Újratervezés program, nexiuslearning.com